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2020/05/15 公開

「ピンチはチャンス!」今回の緊急事態宣言で見えたこと

「テレワーク」という言葉が、毎日テレビで聞かれるようになりました。
今年の流行語大賞の候補として「テレワーク」という言葉が入るのでは?と確信しています。

でも、実際にそのテレワークを活用している会社はどれだけあるのでしょうか?

当社では数年前から、専門家を交えたIT推進会議をいうものを行っており、
ネットワークやパソコンの環境や運用を整えてきました。

そして、4月3日に
「もし緊急事態宣言が発令されたらどうするか?」
という会議を開き、その対策を練りました。
まずは自宅のネットやPC環境の調査を行い、会社で手配しなければならない機器の洗い出し。

そして、ネット環境の有無にかかわらず使えるiPadをテレワークの道具として使うことに決めました。
これなら日頃、現場で仕事をしている社員とも情報交換ができます。

その日のうちにまとめてネットで購入、
数日のうちにiPadとAppleペンシルが4セット届き、mineo のSIMカードも購入しました。

そして緊急事態宣言が発令された4月7日には、CADソフトが必要な設計チームは会社のパソコンを自宅に持ち帰り、在宅での作業に切り替えました。

ここのスピード感はすごかったです。

では、当社のテレワークの3種の神器を紹介しましょう。

〇ZOOM
テレビ会議に使います。画像も共有でき、とても便利です。
在宅のスタッフとの打ち合わせ、お客様との打ち合わせも、すべてZOOMでのテレビ会議に変わりました。
当社では、時間制限なしの有料版を購入しました。
オンライン飲み会などの言葉を聞くことがありますが、おそらくこのソフトを使ったものが多いと思われます。
  ⇒ZOOM公式サイトへ(無料版40分まで。)

〇チャットワーク
LINEに似ていますが、検索方法が充実しているので便利です。
数年前より無料版を使っていましたが、案件ごとにスレッドを立てられるように有料版を購入しました。
ビジネス版は一人当たり月500円です。
 ⇒chatwork公式サイトへ

〇Splashtop
遠隔操作のソフトで、会社のサーバーに入り、データのダウンロードや保存に使います。
このソフトがあると、まるで会社にいるかのようにすべての作業ができるすぐれものです。
製品によって、解像度やスピード、価格が違います。
 ⇒Splashtop公式サイトへ

そしてもう一つ。みなさんもよくご存知のLINEです。
会社のグループラインは、以前から急ぎの伝達事項に使っています。
そして今回、「体調管理 スクエア大阪」というグループラインをたちあげました。
設計デザイン事務所 LINE活用
毎朝、体温と咳の有無などをLINEで送るというルールを守っています。

いろいろと設備投資しましたが、在宅ワークをすることでいろんなメリットも見えてきました。

通勤の時間を有効活用できる。
交通費がかからない。
急ぎの仕事の時は、締め切りに合わせて、自分のスケジュールの管理ができるようになった。

出張に行かなくても、ZOOM会議で打合せを済ませることができ、
お客様との打ち合わせもZOOM会議で行うことができるので、時間を有効活用することで、よりお客様への提案を充実したものにできるようになると思います。

そして、会議で使う資料はタブレットで見るようになり、
印刷コストを下げられるということに気づきました。
全員がタブレットで資料を見られるようにさらにiPadを追加で購入しました。

GoodNotesというアプリを使うと、PDFファイルにペンで文字が書けるのです!
設計デザイン事務所 タブレット活用
これは、とても便利です。

おそらく、緊急事態宣言が解除されても、今回得たメリットは、働き方を変えるきっかけになると思います。

「ピンチはチャンス!」
これが時々、社内でつぶやく合言葉です。